Seleccionar un programa para gestionar la empresa mejorando facturación

Lo ideal es encontrar soporte en soluciones tecnológicas como los programas de gestión empresarial

EDDC.NET/Madrid

Sin importar el tamaño de la empresa, el proceso de facturación suele ser uno de los más complejos. Es necesario contar con un equipo calificado, y aunque se tenga el mejor, es bastante normal que se presenten algunos errores. Es por ello que lo ideal es encontrar soporte en soluciones tecnológicas como los programas de gestión empresarial.

Para la fortuna de las empresas del presente, existe una gran cantidad de programas de gestión que se pueden usar para la facturación, el control del tiempo, para el registro de jornada laboral y hasta para la gestión de proyectos. Y es precisamente porque hay tantas opciones que en ocasiones es un poco complejo elegir entre todas ellas.

A la hora de escoger uno de estos programas de gestión, antes se deben identificar las necesidades de la compañía. Esto ayudará a saber qué se necesita solucionar, y seguro habrá un software que te brinde el soporte que necesitas. Y para que tengas algo de orientación al respecto, a continuación te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.

¿Cuál es el programa que toda empresa necesita?

Como comentamos antes, cada compañía tiene necesidades particulares. Ahora, no podemos negar que de manera general hay ciertos aspectos que cualquier compañía debería cubrir. En ocasiones algunas empresas lo intentan hacer con talento humano y con una revisión tradicional, pero los resultados no son adecuados, sobre todo en empresas muy grandes.

Aunque la cantidad de gestiones que entran en esta categoría es amplia, una de las más importantes sin duda alguna es el sistema de control de presencia. Cuando se contrata a un trabajador, el objetivo es que cumpla un horario. Durante este lapso el trabajador deberá hacer determinadas tareas que ayudarán a alcanzar una meta, por lo que si no se controla, es poco probable que se llegue a ellas.

Este tipo de sistemas está diseñado para hacer mucho más sencillo el registro de la jornada laboral. El programa funciona de manera intuitiva, y además es posible hacer recolectar información de manera manual o con un registro biométrico. En ambos casos el objetivo siempre es planificar, automatizar  y optimizar el tiempo para que las labores se desarrollen con efectividad.

¿Por qué es importante tener un sistema de control de presencia?

Las empresas deben registrar todo lo que tenga que ver con sus empleados, incluido el control de horario. Esto es importante, pues permite cumplir con lo establecido en la legislación laboral, y para tener información detallada de las prácticas de cada uno de los empleados. Es por ello que se registran las entradas, las salidas, los descansos y cada una de las pausas durante la jornada.

Los datos que recoja el sistema luego se convertirán en un informe. Este tendrá un resumen que incluye estadísticas sobre la gestión del tiempo en el trabajo y ayudará a tomar decisiones en la empresa. Por ejemplo, si un empleado toma más descansos de los adecuados, se puede hacer un llamado de atención o tener registro en caso de que se decida tomar medidas.

Programas para cumplir con la normativa vigente

Es bastante normal pensar que los programas de gestión solo sirven para tratar asuntos como la facturación o el manejo del personal, pero en realidad no. La ley estipula ciertas regulaciones que debe cumplir toda compañía, y es por ello que se han diseñado programas que ayudan con que no se evada la ley.

Uno de los programas que más popularidad ha cobrado durante los últimos años es el encargado de gestionar el canal de denuncias corporativo. Si bien el canal de denuncias no es algo nuevo en las empresas, con el tiempo, y gracias a la tecnología, ahora es más sencillo controlar la manera en la que se gestionan las denuncias. Así, se puede tener un registro de cada una y cumplir con la ley.

Lo mejor de este sistema es que es tanto interno como externo. Esto quiere decir que los empleados podrán hacer denuncias y también los proveedores y clientes. En todos estos casos la confidencialidad está garantizada. Nunca se revelará información personal de los denunciantes y el registro se hace de manera sencilla.

¿Es obligatorio tener un canal de denuncias corporativo?

Tener uno de estos canales de denuncias será obligatorio o no dependiendo de la jurisdicción y la normativa que se aplique. En el caso de la Unión Europea, con respecto a la Directiva (UE) 2019/1937 exige que se tenga una canal de denuncias siempre que la empresa cuente con más de 50 empleados.

En caso de que tenga menos de 50 empleados, pero que registre un volumen de negocios anual que supere los 10 millones, también será obligatorio. Ahora, estas empresas tienen la posibilidad de tener un registro tradicional o automatizado, y en ese caso se recomienda tener un canal de denuncias corporativo con soporte tecnológico especialmente diseñado para cumplir con la normativa.

Programas para mejorar la administración del tiempo

Una empresa que consigue que sus empleados administren bien su tiempo es una compañía que es capaz de evolucionar en el mercado. En la actualidad, uno de los principales problemas de las empresas es que tienen una plantilla que no gestiona bien su tiempo laboral, y cuando esto sucede, los objetivos no pueden ser cumplidos.

Es por ello que se han diseñado sistemas de administración de tiempo laboral. Estos fueron creados con el objetivo de gestionar el tiempo de trabajo individual o en equipo de una compañía. En realidad, este no es un sistema aislado que solo registra entradas y salidas, sino que también toma en cuenta las bajas, ausencias, vacaciones, descansos e inactividad durante el horario laboral.

Considerar tantos aspectos al mismo tiempo permite que se determine cuáles son las fallas y las áreas de oportunidades. Con esta información se sabrá cuáles empleados cumplen con los objetivos y cuáles no y así diseñar un plan de acción para redirigir la empresa. Es por este motivo que cada vez más compañías apuestan por estas opciones, pues mejora considerablemente los procesos internos.